Ketahui 3 hal penting sebelum melakukan pembaruan sertifikat elektronik dan passphrase sesuai PER-04/PJ/2020. Panduan resmi dari Kring Pajak untuk WP Badan agar prosesnya aman dan sesuai aturan.

3 Hal Wajib Tahu Sebelum Pembaruan sertifikat elektronik dan passphrase — Panduan Lengkap

Pembaruan sertifikat elektronik dan passpharase adalah proses administratif yang krusial, 3 Hal ini yang perlu kamu siapkan Sebelum melakukan Pembaruan Sertifikat Elektronik dan Passphrase (berdasarkan PER-04/PJ/2025).

Pendahuluan

Pembaruan sertifikat elektronik dan passpharase adalah proses administratif yang krusial untuk menjaga kelangsungan akses dan otentikasi layanan perpajakan elektronik. Di tengah situasi di mana pengurus yang tercantum di akta sedang berhalangan hadir (mis. sakit), banyak wajib pajak bertanya: apakah pembaharuan bisa diwakilkan? Artikel ini merangkum 3 hal utama yang wajib kamu ketahui — berdasar PER-04/PJ/2020 dan penjelasan resmi Kring Pajak.

1) Pengertian singkat: apa itu sertifikat elektronik dan passphrase

Sertifikat elektronik pajak adalah fungsi autentikasi digital yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas wajib pajak untuk mengakses layanan perpajakan secara elektronik. Passpharase (kata sandi untuk sertifikat) dibuat oleh pemohon untuk mengamankan penggunaan sertifikat tersebut setelah diterbitkan. Tanpa sertifikat dan passpharase yang valid, akses ke layanan tertentu (mis. faktur elektronik, pelaporan tertentu) dapat terganggu.

2) Landasan hukum & aturan pengajuan sertifikat elektronik dan passphrase

Peraturan Dirjen Pajak Nomor PER-04/PJ/2020 menjadi rujukan utama prosedur permintaan dan perpanjangan sertifikat elektronik. Pokok-pokok pentingnya:

Daftar kontak dan alamat KPP terdaftar
dapat dilihat melalui laman resmi DJP.

• Permintaan sertifikat elektronik harus diisi melalui formulir resmi dan melibatkan proses verifikasi dan autentikasi identitas.

• Untuk Wajib Pajak Badan, permintaan secara tertulis diajukan oleh pengurus sesuai ketentuan (lihat syarat di Pasal 42 dan ayat terkait).

• Dalam praktik dan penjelasan resmi DJP (Kring Pajak), permohonan untuk perpanjangan sertifikat elektronik tidak dapat dikuasakan kepada pihak lain untuk Wajib Pajak Badan; pengurus yang berwenang harus mengajukan.
  (Penting: baca lampiran Pasal 42 dan penjelasan KPP jika ada keraguan).

3) Siapa yang boleh mengajukan sertifikat elektronik dan passphrase untuk Wajib Pajak Badan?

Bagi WP Badan, yang punya kewenangan mengajukan adalah pengurus yang memenuhi kriteria sesuai peraturan (mis. pengurus yang tercantum di akta atau dokumen pendaftaran WP). Jika badan memiliki pengurus lainnya yang memenuhi kriteria Pasal 42 ayat (5), pengurus tersebut bisa mengajukan permintaan sertifikat ke KPP terdaftar. Namun, bila hanya pengurus yang tercantum di akta yang bisa melakukan administrasi tertentu, peraturan dapat membatasi penggantian pelaksanaannya.

4) Bolehkah mengajukan sertifikat elektronik dan passphrase untuk Wajib Pajak Badan diwakilkan? (jawaban tegas & contoh kasus)

Jawaban singkat: Untuk Wajib Pajak Badan — tidak bisa dikuasakan (berdasarkan penjelasan PER-04/PJ/2020 dan konfirmasi Kring Pajak). baca disini
Contoh situasi: bila orang yang tercantum di akta sedang sakit sehingga tak memungkinkan hadir ke KPP, maka:

• Jika ada pengurus lain yang memenuhi syarat per Pasal 42, pengurus tersebut dapat mengambil alih pengajuan.

• Jika tidak ada pengurus lain yang memenuhi syarat, tidak ada mekanisme formal dalam PER-04 yang membolehkan pihak luar (pegawai yang tidak tercatat di akta) secara otomatis mewakili untuk tujuan pembaruan sertifikat elektronik. Dalam hal ini, langkah terbaik adalah berkonsultasi langsung ke KPP terdaftar untuk solusi administratif (mis. penjadwalan ulang, verifikasi jarak jauh jika memungkinkan, atau arahan formal).

5) Jika pengurus sertifikat elektronik dan passphrase yang tercantum sakit: langkah praktis yang disarankan

1. Cek kembali akta & data pengurus: pastikan siapa saja yang tercantum sebagai pengurus menurut akta/perubahan terakhir.

2. Cari pengurus alternatif: apakah perusahaan memiliki pengurus lain yang memenuhi kriteria? Jika ya, minta pengurus itu mengajukan.

3. Hubungi KPP terdaftar: jelaskan kondisi (mis. surat dokter) dan minta panduan prosedur. KPP mungkin memberikan opsi administratif atau menjadwalkan kunjungan lain.

4. Siapkan dokumen pendukung: akta, KTP pengurus, Kartu NPWP, surat keterangan dokter (jika relevan), dan formulir permintaan sertifikat elektronik.

5. Hindari penunjukan pegawai yang tidak tercantum di akta tanpa arahan KPP: melakukannya berisiko permohonan ditolak.

6) Dokumen & alur teknis pembaruan sertifikat elektronik dan passphrase di kantor pajak

• Formulir Permintaan Sertifikat Elektronik (diisi dan ditandatangani pengurus yang berwenang).

• Passpharase: Wajib dibuat sendiri oleh pengurus/pemohon pada tahap yang ditentukan (jangan menyimpan passpharase dalam bentuk teks terbuka).

• Verifikasi & autentikasi: petugas KPP/KP2KP akan melakukan penelitian administrasi dan pengujian identitas sebelum menerbitkan sertifikat baru.

• Masa berlaku: umumnya sertifikat elektronik diterbitkan untuk jangka waktu tertentu (lihat masa berlaku di PER-04/PJ/2020).

7) Cara membuat dan mengelola sertifikat elektronik dan passphrase yang aman

• Gunakan panjang minimal 12 karakter, campuran huruf besar/kecil, angka, dan simbol.

• Gunakan frase yang mudah diingat tapi sulit ditebak (mis. gabungan frasa + angka).

• Jangan menyimpan passpharase di email atau file tanpa enkripsi. Gunakan password manager terpercaya.

• Jangan memberi tahu passpharase ke pihak lain — passpharase adalah bentuk otentikasi akhir yang mengikat sertifikat ke pemiliknya.

8) Apa Risiko jika prosedur pembaruan sertifikat elektronik dan passphrase tidak sesuai

• Permohonan bisa ditolak oleh KPP → gangguan akses layanan perpajakan.

• Potensi masalah otentikasi saat menggunakan layanan (mis. pembuatan faktur elektronik).

• Dalam kasus otoritas menolak dokumen yang ditandatangani oleh pihak yang tidak berwenang, dapat timbul temuan administrasi.

9) Checklist singkat sebelum pembaruan sertifikat elektronik dan passphrase berangkat ke KPP

• Salinan akta pendirian & perubahan terakhir (jika perlu).

• KTP pengurus yang menandatangani.

• Formulir permintaan sertifikat elektronik (terisi & tanda tangan).

• NPWP & dokumen pendukung.

• Surat keterangan dokter (jika meminta penjadwalan karena sakit pengurus).

• Draft passpharase (ingat: buat passpharase di lokasi yang diminta, jangan kirim via email).

10) FAQ (6+ pertanyaan) — Jawaban singkat & langsung tentang sertifikat elektronik dan passphrase

Q1: Apakah pembaruan sertifikat elektronik dan passpharase bisa diwakilkan oleh pegawai yang tidak ada di akta?

A: Untuk WP Badan, umumnya tidak — permohonan harus dibuat oleh pengurus yang berwenang; jika tidak ada, hubungi KPP terdaftar untuk solusi.

Q2: Jika semua pengurus tercantum sedang sakit, apa yang harus dilakukan?

A: Cari pengurus lain yang memenuhi syarat; bila tidak ada, konsultasikan langsung ke KPP — siapkan bukti pendukung (surat dokter).

Q3: Bisakah passpharase dibuat dulu dan dikirimkan ke petugas KPP?

A: Passpharase biasanya dibuat pada tahap yang diminta oleh petugas; jangan kirim passpharase via email. Ikuti petunjuk KPP.

Q4: Apa konsekuensi jika menggunakan pegawai tanpa otoritas?

A: Permohonan kemungkinan ditolak atau dianggap tidak sah; bisa mengganggu akses layanan.

Q5: Di mana saya menemukan lampiran resmi PER-04/PJ/2020?

A: Di laman resmi Direktorat Jenderal Pajak / dokumen peraturan DJP (lihat referensi). Untuk informasi resmi terkait prosedur dan dasar hukum, kamu dapat membaca langsung PER-04/PJ/2020 di situs resmi Direktorat Jenderal Pajak

Q6: Apa yang harus dimasukkan ke dalam formulir permintaan sertifikat elektronik?

A: Identitas WP, pernyataan pengurus yang berwenang, serta informasi teknis dan passpharase sesuai instruksi.

12) Kesimpulan — 3 hal inti yang wajib kamu ingat

1. Siapa yang mengajukan: Untuk WP Badan, permintaan pembaruan harus diajukan oleh pengurus yang berwenang sesuai PER-04/PJ/2020.

2. Tidak bisa dikuasakan secara umum: Penjelasan resmi DJP (Kring Pajak) menegaskan pembaruan sertifikat elektronik tidak dapat dikuasakan untuk WP Badan; selalu konfirmasi di KPP terdaftar untuk kasus khusus.

3. Persiapan & keamanan passpharase: Siapkan dokumen lengkap dan buat passpharase yang aman pada prosedur yang disarankan, jangan menyebarkan passpharase lewat kanal tak aman.

Tindakan yang disarankan sekarang: cek dokumen pengurus, hubungi KPP terdaftar untuk konsultasi bila pengurus sedang berhalangan, siapkan formulir & bukti pendukung, dan ikuti prosedur pembuatan passpharase di lokasi KPP.

klik disini untuk membaca berita dan artikel lainnya.